05 May Conservación de la documentación contable y fiscal de la sociedad
De acuerdo con el Código de Comercio todo los libros y justificantes de la empresa, deben conservarse, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los mismos.
A efectos fiscales los libros de contabilidad, libros registros, así como los soportes documentales deben conservarse, al menos, durante el periodo en que la Administración tiene derecho a comprobar y liquidar deuda tributaria (actualmente de 4 años). Este plazo empieza a contar desde el día en que finalice el plazo voluntario de presentación de la correspondiente declaración o autoliquidación que se esté analizando.
Así por ejemplo, una sociedad deberá conservar toda la documentación relativa al año 2015:
- A efectos fiscales: hasta el 26 de julio de 2020 (cuatro años desde la presentación de la última declaración del año 2016 que fue la del Impuesto sobre Sociedades, presentada el 25 de julio de 2016).
- A efectos mercantiles: hasta el 31 de diciembre de 2021 (seis años desde el último apunte contable en la contabilidad de 2015).
Ante esta regla general cabe mencionar dos supuestos especiales y muy habituales:
1º.- Se declaran bases imponibles negativas en el Impuesto sobre Sociedades (IS): todos los justificantes contables y documentales, así como la declaración del IS del ejercicio en que se generó la base imponible negativa, deben conservarse durante el plazo que medie desde que se genera la base negativa hasta que ésta sea compensada en su totalidad, más los 4 años de prescripción del ejercicio en el que se compensa dicha base imponible negativa (precaución modificación Ley 27/2014)
2º.- Hay facturas de inmovilizado: estas facturas deben conservarse durante todos los ejercicios en los que genere gasto de amortización, más los 4 años de prescripción a contar desde el ejercicio en el que se termina de amortizar dicho elemento de inmovilizado.
Consejo: Guardar de manera separada las facturas de los elementos de inmovilizado que generan gasto por amortización, y toda la documentación relativa a ejercicios en los que se ha declarado base imponible negativa en el IS